Datenschutzerklärung

Zum Aufbau dieser Erklärung. Sie informiert nach Art. 13 und 14 DSGVO über zwei getrennte Bereiche. Die Ziffern 3 bis 5 betreffen den Besuch dieser Website dorfapp.com. Die Ziffern 6 bis 8 und 10 betreffen die Anwendung Vicus. Sie befindet sich in Erprobung, ist unter app.dorfapp.com erreichbar, und Konten können dort selbst angelegt werden; die Ziffern beschreiben die Verarbeitung nach dem aktuellen Stand. Die abschließende datenschutzrechtliche Bewertung der Anwendung steht noch aus. Diese Erklärung wird vor dem Regelbetrieb überprüft und ergänzt.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

softwarebees GmbH
Hauptstraße 24
37434 Krebeck
Deutschland
Telefon: +49 160 3343186
E-Mail: hello@softwarebees.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO und des § 38 BDSG derzeit nicht vorliegen. Für alle Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Geltungsbereich und Rollenverteilung

1. Für diese Website dorfapp.com und für die Anbahnung von Geschäftsbeziehungen, etwa über eine E-Mail an uns, ist die softwarebees GmbH Verantwortliche im Sinne der DSGVO.
2. Für personenbezogene Daten, die eine Gemeinde oder ein Verein in der Anwendung verarbeitet, also insbesondere Daten von Bürgerinnen und Bürgern, Mitgliedern und Ansprechpersonen, ist die jeweilige Institution Verantwortliche. Die softwarebees GmbH handelt insoweit als Auftragsverarbeiterin auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Betroffene Personen wenden sich in diesem Fall bitte an die jeweilige Institution.
3. Gemeinden sind als juristische Personen des öffentlichen Rechts zusätzlich an Landesdatenschutzrecht und an ihre eigene Aufsichtsbehörde gebunden. Eigene Auftragsverarbeitungsvorgaben und ein behördlicher Datenschutzbeauftragter der Gemeinde bleiben davon unberührt.
4. Die Anwendung bietet ein eigenes Konto für Bürgerinnen und Bürger, das über die einzelne Institution hinausreicht. Wie die Verantwortlichkeit für dieses Konto im Verhältnis zwischen Anbieter und Institution abschließend aufgeteilt wird, ist Gegenstand der noch ausstehenden datenschutzrechtlichen Bewertung nach Ziffer 6.

3. Hosting und Zugriffsdaten dieser Website

1. Diese Website wird in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Nürnberg betrieben. Wird die Seite über einen anderen Dienstleister oder an einem anderen Standort ausgeliefert, ändern wir diese Angabe, bevor die Auslieferung umgestellt wird.
2. Um die Seite auszuliefern, verarbeitet der Server bei jedem Aufruf technisch Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Ressource und die Kennung Ihres Browsers. Diese Zugriffsdaten speichern wir nicht: Weder der Webserver noch der vorgeschaltete Lastverteiler schreiben Zugriffsprotokolle.
3. Zweck der Verarbeitung ist die Auslieferung der Inhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und störungsfreien Betrieb.

4. Keine Cookies, kein Tracking, keine externen Inhalte auf dieser Website

1. Diese Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-, Reichweitenmess-, Tracking- oder Werbedienste. Es findet keine Profilbildung statt.
2. Alle Bestandteile der Seite werden von unserem eigenen Server ausgeliefert. Die verwendete Schriftart liegt als Datei auf diesem Server; externe Schriftdienste, Karten, Videos, Social-Media-Plugins, eingebettete Inhalte Dritter und externe Bilder werden nicht eingebunden. Beim Aufruf einer Seite dieser Website wird daher keine Ressource von einem fremden Server geladen; es entsteht keine Verbindung, die Ihre IP-Adresse an Dritte übermittelt. Einzelne Textlinks führen auf fremde Websites; eine Verbindung dorthin entsteht erst, wenn Sie einen solchen Link selbst anklicken.
3. Weil weder Cookies gesetzt noch Informationen aus Ihrem Endgerät ausgelesen werden, ist eine Einwilligungsabfrage nach § 25 TDDDG nicht erforderlich. Diese Website zeigt deshalb keinen Cookie-Hinweis.
4. Die Aussagen dieser Ziffer beziehen sich ausschließlich auf diese Website. Für die Anwendung gilt Ziffer 6.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

1. Diese Website enthält kein Kontaktformular. Alle Kontaktschaltflächen öffnen Ihr E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht an hello@softwarebees.de. Es werden dabei keine Daten an uns übertragen, solange Sie die Nachricht nicht selbst absenden.
2. Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Kommunikation der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung von Anfragen.
3. Anfragen, die nicht zu einem Vertrag führen, löschen wir, sobald der Vorgang abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Verarbeitung in der Anwendung

Die Anwendung Vicus befindet sich in Erprobung. Die folgenden Angaben beschreiben die Verarbeitung nach dem aktuellen Stand.

1. Anmeldung und Registrierung. Für Anmeldung und Registrierung setzen wir ein selbst betriebenes Identitätsmanagement auf Basis von Keycloak ein. Die Anmeldeseite erscheint unter auth.misavo.de; derselbe Dienst ist auch unter auth.dorfapp.com erreichbar. Er dient auch dem Produkt Misavo der softwarebees GmbH; die Konten von Vicus liegen dort in einem eigenen, getrennten Bereich. Verarbeitet werden Benutzername, E-Mail-Adresse, das Passwort als Hashwert, Rollen und der Zeitpunkt der Anmeldung. Ein Konto können Bürgerinnen und Bürger selbst anlegen; zur Bestätigung der E-Mail-Adresse und zum Zurücksetzen des Passworts versendet der Anmeldedienst E-Mails. Der Anmeldedienst selbst läuft in unserem eigenen Cluster.
2. Sitzung. Nach erfolgreicher Anmeldung wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt, das die angemeldete Sitzung identifiziert. Es dient nicht der Analyse des Nutzungsverhaltens und wird mit dem Ende der Sitzung ungültig. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
3. Konto von Bürgerinnen und Bürgern. Zum Konto gehören ein versioniertes Profil, Angaben zur Abrechnungsidentität, ein Einwilligungsverzeichnis und die Möglichkeit, die Löschung des Kontos zu beantragen. Anmeldedaten und Profildaten werden getrennt geführt. Einwilligungen werden als fortlaufendes, zweckbezogenes Verzeichnis geführt: Ein Widerruf ist ein späterer Eintrag und nicht die Entfernung eines früheren, damit der Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO möglich bleibt. Wird die Löschung des Kontos beantragt, wird der Antrag vermerkt, und der Identitätsnachweis des Kontos wird sofort und unwiderruflich entwertet; neue amtliche Vorgänge, die eine Identitätsprüfung verlangen, sind damit gesperrt. Was darüber hinaus noch nicht umgesetzt ist, steht in Ziffer 7.
4. Anfragen zu Gebäuden ohne Konto. Für eine Anfrage zu einem Gebäude sind Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse erforderlich, eine Mobilnummer ist freiwillig. Hinzu kommen der angefragte Zeitraum, das angefragte Objekt und eine freie Notiz. Diese Kontaktangaben dienen ausschließlich dazu, dass die Institution die anfragende Person erreicht; sie werden nicht dazu verwendet, die Anfrage einem Konto zuzuordnen. Wer die Anfrage später einem eigenen Konto zuordnen möchte, benötigt ein Geheimnis, das genau einmal und ausschließlich in der unmittelbaren Antwort auf die Anfrage ausgegeben wird. Wir speichern davon nur einen Hashwert; es kann nicht nachträglich ausgelesen und nicht erneut versendet werden und verfällt spätestens 48 Stunden nach der Anfrage.
5. Bekanntmachungen und Sichtbarkeit. Inhalte einer Institution haben abgestufte Sichtbarkeiten: öffentlich, auf die Gemeinde beschränkt, auf Mitglieder beschränkt oder auf den Vorstand beschränkt. Bei der Stufe „öffentlich“ verlässt der Inhalt den geschützten Bereich und ist für jede Person abrufbar. Welche Stufe gilt, entscheidet die veröffentlichende Institution.
6. Kalender. Veranstaltungen einer Gemeinde oder eines Vereins und Belegungen von Gebäuden werden getrennt ausgewiesen, weil ihre Zusammenführung offenlegen würde, wer was gebucht hat. Ein Belegungseintrag kann ohne Titel erscheinen und ist dann nur als besetzter Zeitraum sichtbar.
7. Mitgliedschaft gegenüber anderen Fachbereichen. Ob eine Person Mitglied ist, wird anderen Fachbereichen nur als zweckgebundene Ja/Nein-Auskunft mit kurzer Gültigkeit offengelegt, nicht als Datensatz.
8. Chat. Nachrichten in Gruppen- und Direktgesprächen werden über einen von uns selbst betriebenen Chatdienst im genannten Cluster übermittelt und gespeichert, damit der Verlauf auf allen Geräten der Teilnehmenden zur Verfügung steht. Anhänge in Gesprächen werden im Objektspeicher abgelegt (Ziffer 9). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
9. Mängelmeldungen. Wer einen Mangel meldet, übermittelt an die zuständige Gemeinde Art, Titel und Beschreibung des Mangels, den Ort des Mangels, etwa einen auf einer Karte markierten Punkt, und auf Wunsch eine Beschreibung des Orts und ein Foto. Den Standort des Geräts fragt die App dafür nicht ab. Die Gemeinde bearbeitet die Meldung in der Fachanwendung Mein Rathaus (Ziffer 10).
10. Anträge. Anträge werden mit den eingegebenen Angaben an die zuständige Gemeinde übermittelt und in Mein Rathaus bearbeitet. Stand und Entscheidung sehen Antragstellende in der App.
11. Vereinsmitgliedschaft, Beiträge und Bankverbindung. Vereine führen Mitgliedschaften, Beitragstarife, Zahlarten und, für SEPA-Lastschriften, die Bankverbindungen ihrer Mitglieder in der Fachanwendung Mein Verein (Ziffer 10). Ändert ein Mitglied seine Bankverbindung in der App, wird die Änderung an die Vereine übermittelt, in denen es Mitglied ist.
12. Push-Nachrichten. Push-Nachrichten an Mobilgeräte und Browser sind auf sichtbare Mitteilungen begrenzt; stille Hintergrundnachrichten sind nicht vorgesehen. Die Zustellung erfolgt über den in Ziffer 9 genannten Dienst und ist nicht Bestandteil des jeweiligen Vorgangs in der Anwendung.
13. Protokollierung. Zur Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Vorgänge protokolliert die Anwendung administrative Änderungen und Anmeldevorgänge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse ist die Sicherheit der verarbeiteten Daten. Betriebs- und Prüfausgaben der Plattform enthalten keine Zugangsgeheimnisse und keine personenbezogenen Daten.
14. Keine Zahlungsabwicklung. Die Anwendung wickelt keine Zahlungen ab, und es ist kein Zahlungsdienstleister eingebunden. Bankverbindungen für Lastschriften führen die Vereine selbst, siehe oben.

7. Bekannte Einschränkungen des Erprobungsstands

Wir benennen offen, was datenschutzrechtlich erheblich ist und vor dem Regelbetrieb geändert oder geklärt wird:

• Neue Dateianhänge werden privat gespeichert und nur über zeitlich begrenzte, signierte Zugriffe ausgeliefert, die erst nach bestandener Zugriffsprüfung entstehen. Für Anhänge, die vor dieser Umstellung hochgeladen wurden, prüfen wir noch, ob sie über ihre frühere Adresse ohne Zugriffsprüfung abrufbar sind.
• Ein Antrag auf Löschung des Kontos wird vermerkt und entwertet den Identitätsnachweis sofort. Das Konto und die übrigen Daten werden dadurch noch nicht gelöscht; bis dahin können sie für die bisher Berechtigten sichtbar bleiben, etwa in Mitgliederlisten. Was eine Gemeinde oder ein Verein über Sie führt, bleibt dort: Amtliche Vorgänge bleiben bei der Gemeinde, die von dem Antrag nicht benachrichtigt wird, und den Mitgliedssatz behält der Verein. Das Löschen ist angekündigt. Bis es umgesetzt ist, können Sie Ihr Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO formlos bei uns geltend machen (Ziffer 11).
• Die App nimmt E-Mail-Adresse und Passwort in ihrem eigenen Anmeldeschirm entgegen und gibt sie unmittelbar an den Anmeldedienst weiter; das Passwort läuft dabei durch die App, nicht nur durch den Browser. Registrierung und das Zurücksetzen des Passworts laufen über die Anmeldeseite des Anmeldedienstes. Wir prüfen, die Anmeldung ganz auf diesen Weg umzustellen.

Verwenden Sie für die Anmeldung kein Passwort, das Sie auch an anderer Stelle nutzen.

8. Speicherdauer

1. Zugriffsdaten dieser Website: werden nicht gespeichert, siehe Ziffer 3.
2. Das Geheimnis zur nachträglichen Zuordnung einer Gebäudeanfrage: höchstens 48 Stunden ab der Anfrage, danach wird es entwertet und der gespeicherte Hashwert gelöscht.
3. Nachweise über Betriebsvorgänge der Plattform: mindestens 90 Tage. Nachweise über die Bindung eines Fachbereichs an einen Provider und über dessen Wechsel: mindestens 365 Tage.
4. Wird ein Fachbereich von einem externen Provider zurückgeholt, bewahrt dieser Provider die bei ihm geführten Daten des Fachbereichs als schreibgeschütztes Archiv auf. Wie lange er es aufbewahrt und wann er es löscht, richtet sich nach seiner Vereinbarung mit der verantwortlichen Institution. Wir selbst halten von diesem Archiv nur eine Kennung und einen Prüfwert.
5. Widerrufene Buchungen werden nicht gelöscht, sondern als widerrufen gekennzeichnet und aus den Listen ausgeblendet, damit nachvollziehbar bleibt, ob ein Zeitraum jemals gebucht war.
6. Für alle übrigen Daten in der Anwendung richtet sich die Dauer nach dem Zweck der Verarbeitung, den Weisungen der verantwortlichen Institution und den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere nach §§ 257 HGB und 147 AO. Eine Aufbewahrungs- und Löschrichtlinie mit einzelnen Fristen wird derzeit erstellt und an dieser Stelle ergänzt. Solange sie nicht vorliegt, nennen wir hier keine Fristen, die wir nicht einhalten können.

9. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies zur Erbringung unserer Leistungen erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine Einwilligung vorliegt. Mit den eingesetzten Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, soweit sie personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Die für die Daten einer Institution maßgebliche Fassung ist Anlage 3 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

1. Der Anmeldedienst, die Rechteprüfung, der Chatdienst und das API-Gateway der Anwendung werden von uns selbst in dem oben genannten Cluster betrieben. Es handelt sich um eigene Infrastruktur und nicht um einen weiteren Auftragsverarbeiter.
2. Dateianhänge liegen im Objektspeicher DigitalOcean Spaces in der Region Frankfurt am Main.
3. E-Mails der Anwendung, etwa die Mitteilung, dass ein Mitgliedsantrag angenommen wurde, und Benachrichtigungen per E-Mail, versendet Brevo mit einem Absender der Domain dorfapp.de. Brevo erhält dafür Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der jeweiligen Nachricht. Zugangsdaten versendet die Anwendung nicht per E-Mail.
4. Karten in den Apps für Android und iOS, etwa im Mängelmelder und bei der Wahl des Umkreises, stellt Google Maps der Google Ireland Limited dar. Beim Anzeigen einer Karte erhält Google Ihre IP-Adresse, Angaben zu Ihrem Gerät, eine Kennung der Kartenkomponente, Ihre Interaktionen mit der Karte, etwa Verschieben und Zoomen, und bei Fehlern Absturzdaten. Den Standort Ihres Geräts fragt die App nicht ab. In der Webfassung ist keine Karte eingebunden; ein Link dort öffnet Google Maps als Seite von Google.
5. Darüber hinaus können Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung im gesetzlich vorgesehenen Rahmen Empfänger sein.

10. Externe Fachprovider

1. Vicus ist als Plattform angelegt, auf der eine Institution einen Fachbereich, etwa die Gebäudeverwaltung, an eine externe Fachanwendung übergeben kann. Danach schreibt allein diese Fachanwendung in dem übergebenen Bereich.
2. Eine solche Anbindung erfolgt ausschließlich nach einer ausdrücklichen Entscheidung der jeweiligen Institution. Ohne diese Entscheidung werden keine Daten an einen externen Anbieter übermittelt.
3. Die datenschutzrechtliche Rolle eines externen Anbieters ist noch nicht festgelegt. Sie wird vor der ersten Anbindung vertraglich geregelt, und diese Erklärung sowie Anlage 3 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung werden entsprechend ergänzt.
4. An die Plattform angebunden sind derzeit die Fachanwendungen Mein Rathaus (für Gemeinden) und Mein Verein (für Vereine) der softwarebees GmbH; sie laufen im selben Cluster. Fachanbieter anderer Unternehmen sind nicht angebunden, und an sie werden keine Daten weitergegeben.
5. Die Oberfläche für Bürgerinnen und Bürger ist so gebaut, dass ein Wechsel des schreibenden Systems dort nicht sichtbar wird. Gerade deshalb weisen wir eine Übergabe an einen externen Anbieter an dieser Stelle und gegenüber der betroffenen Institution ausdrücklich aus.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber uns die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit kein Aufbewahrungsgrund entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an hello@softwarebees.de. Betreffen Ihre Rechte Daten, die eine Gemeinde oder ein Verein in der Anwendung verarbeitet, leiten wir Ihr Anliegen an die verantwortliche Institution weiter und teilen Ihnen das mit.

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe steht Ihnen nach Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
www.lfd.niedersachsen.de

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um die von uns verarbeiteten Daten gegen Verlust, Zerstörung, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Dazu gehören die Übertragungsverschlüsselung per TLS, ein zentrales Identitätsmanagement, eine feingranulare Rechteprüfung, bei der jeder Zugriff gegen ein hinterlegtes Autorisierungsmodell geprüft wird, die technisch erzwungene Trennung der Daten verschiedener Institutionen sowie die verschlüsselte Ablage von Zugangsgeheimnissen. Eine Datensicherung und eine Wiederherstellung des Datenbestands sind für die Erprobung nicht zugesagt; Einzelheiten stehen in Anlage 2 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Die Maßnahmen werden fortlaufend angepasst. Die in Ziffer 7 genannten Einschränkungen bestehen bis zu ihrer Behebung fort.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Leistungen oder die eingesetzten Dienstleister ändern. Weil sich die Anwendung in Erprobung befindet, ist mit Änderungen zu rechnen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 21. Oktober 2026